Réglementation
A l'ère du tout informatique, il est indispensable d'être à même de protéger efficacement ses données numériques qui peuvent être de toute nature (contrats,factures,e-mails,etc.).
Les supports physiques (disques durs d'ordinateur, cd rom, clés usb, etc.) stockant ces données numériques sont susceptibles d'avaries accidentelles ou intentionnelles (virus, attaques, etc.) ou d'évènements imprévus tels que le vol, le sinistre. La défaillance et/ou la perte des données peuvent être synonymes, dans le meilleur des cas, de désagréments, de pertes de temps et donc d'argent, dans le pire des cas, d'un arrêt complet de l'activité de l'entreprise.
Enregistrer son travail est donc une nécessité. La sauvegarde constitue cet enregistrement.
Il n'existe pas de définition juridique de la sauvegarde, c'est-à-dire de définition dans la Loi ou la jurisprudence.En revanche, la sauvegarde est une étape complémentaire à l'archivage, obligation légale qui s'impose dans de nombreux domaines (fiscalité, comptabilité, commercial, etc.) à toute entreprise pour une durée plus ou moins étendue, et l'absence de sauvegarde peut avoir des conséquences juridiques lourdes.
Elle peut être définie comme une opération périodique (si possible, à date rapprochée) consistant à mettre en sécurité les données contenues dans le système informatique. Cet objectif est d'autant mieux atteint quand la sauvegarde est externalisée, c'est-à-dire réalisée en un lieu extérieur à celui de l'entreprise.
Tout d'abord, la perte de données non sauvegardées signifie la perte de toutes preuves.
Or, selon l'adage « pas de preuve, pas de droit », l'entreprise générique qui perd ses données pourrait faire face à des difficultés dommageables pour elle.
Exemple :
- L'entreprise générique pourrait être confrontée à des problèmes de recouvrement de ses créances si elle ne peut pas prouver l'existence d'un contrat.
- A l'inverse, un créancier de mauvaise foi pourrait lui demander d'exécuter une seconde fois une livraison ou un service si elle se trouve dans l'incapacité de prouver qu'elle a déjà exécuté ses obligations.
Or, l'article 1315 du Code civil énonce :« Celui qui réclame l'exécution d'une obligation doit la prouver. Réciproquement, celui qui se prétend libéré, doit justifier le paiement ou le fait qu’il a produit l'extinction de son obligation ».
En d'autres termes, la charge de la preuve incombe à celui qui allègue un droit ou l'exécution d'une obligation.
Tout chef d'entreprise diligent devra avoir conscience de l'importance des opérations de sauvegarde / archivage.
Tout d'abord, parce que conserver les documents constitue un moyen de preuve en cas d'éventuel litige.
Ensuite, parce que le non-respect des délais légaux de conservation des documents de l'entreprise générique peut-être lourdement sanctionné pénalement et / ou fiscalement.
